Digitalisierung im Handwerk
Digitalisierung im Handwerk beginnt selten mit einer Software und fast immer mit einer Frage: Welche Information wird bei uns mehr als einmal erfasst? Wer darauf eine ehrliche Antwort hat, braucht keine Strategie mehr – nur noch eine Reihenfolge.
Diese Seite bündelt, was auf fachhandwerk.com dazu erschienen ist: die Pflichten, die tatsächlich gelten, die Abläufe, an denen es im Betrieb hängt, und die Entscheidungen, die davor stehen.
Zuerst: die Pflichten, die ohnehin gelten
Manches ist keine Entscheidung. Wer diese Themen kennt, weiß auch, wo eine Umstellung sich sowieso lohnt.
E-Rechnung — empfangen müssen alle Betriebe seit Anfang 2025, versenden ab 2027 beziehungsweise 2028. Das ist der Termin, der die meisten Betriebe zuerst erreicht.
Zeiterfassung — die Aufzeichnungspflicht gilt seit 2022, ohne Übergangsfrist. Elektronisch muss sie heute nicht sein.
Verfahrensdokumentation — die Beschreibung des eigenen Belegwegs. Gilt auch für Kleinbetriebe und für Einnahmen-Überschuss-Rechner.
Revisionssichere Archivierung — wie lange welcher Beleg aufzubewahren ist und warum ein Ordner auf dem Server dafür nicht genügt.
Das geplante Arbeitszeitgesetz — was im Entwurf steht und was davon heute schon gilt.
Dann: die Abläufe, an denen es hängt
Baustellendokumentation — wie aus Fotos ein Nachweis wird, der im Streitfall trägt.
Stundenverrechnungssatz — die Zahl, die sich nur aus den eigenen Daten ergibt, nicht aus einer Branchentabelle.
KI im Betrieb — fünf Anwendungen bei Sprache und Text, die im Alltag funktionieren.
Google-Unternehmensprofil — für viele Betriebe der einzige Ort, an dem sie in der Suche vorkommen.
Und erst dann: die Software
Die Reihenfolge ist Absicht. Eine Software, die auf einen ungeklärten Ablauf trifft, macht ihn nicht besser, sondern nur teurer.
Handwerker-App oder Branchensoftware — die Schwellenfrage: Braucht der Betrieb überhaupt schon eine Branchenlösung?
Sieben Fragen vor der Entscheidung — wenn die Antwort ja lautet: das Verfahren einer Auswahl.
Warum Digitalisierungsprojekte scheitern — fünf Muster, an denen Einführungen regelmäßig hängen bleiben. Fast nie liegt es an der Software.
Förderung — was es noch gibt, und warum der planbarere Hebel im Steuerrecht liegt.
Was Ihr Gewerk besonders braucht
Die fachlichen Anforderungen an eine Software unterscheiden sich zwischen den Gewerken erheblich – nicht in der Oberfläche, sondern in dem, was sie abbilden muss: Prüfprotokolle, Aufmaßregeln, Wartungsfristen, Schnittstellen zum Großhandel.
Die Ressorts im Überblick
Software & Tools · Prozesse · KI im Handwerk · Recht & Förderung
Ein Wort zur Reihenfolge
Der häufigste teure Fehler ist nicht die falsche Software. Es ist der Versuch, mehrere Bereiche gleichzeitig umzustellen, während die Aufträge weiterlaufen. Ein Bereich, drei Monate, dann der nächste – beginnend dort, wo der Schmerz am größten und das Risiko am kleinsten ist. Das ist unspektakulär und funktioniert.
Häufige Fragen
Nicht der Kauf einer Software, sondern die Umstellung eines Ablaufs. Digitalisiert ist ein Vorgang erst, wenn eine Information einmal erfasst wird und danach überall dort verfügbar ist, wo sie gebraucht wird – auf der Baustelle, im Büro und in der Buchhaltung. Wer den bestehenden Papierweg eins zu eins nachbaut, hat den Aufwand verdoppelt statt ihn abzuschaffen.
Die vier häufigsten Einstiege sind Zeiterfassung, Baustellendokumentation, Angebots- und Rechnungsschreibung sowie die Belegablage. Sie haben gemeinsam, dass sie täglich anfallen, klar abgrenzbar sind und sich der Erfolg messen lässt. Größere Themen wie Warenwirtschaft oder Disposition kommen sinnvollerweise danach.
Das hängt an der Betriebsgröße. Für Solo-Betriebe reicht oft eine App für Aufträge und Rechnungen, teils sogar ein kostenloses Werkzeug. Sobald mehrere Personen an denselben Aufträgen arbeiten, entstehen doppelte Eingaben – dann trägt eine Branchenlösung, in der Kundenakte, Aufmaß, Zeiten und Rechnung zusammenhängen.
Eine allgemeingültige Fünf-Schritte-Formel gibt es nicht. Bewährt hat sich diese Reihenfolge: erstens die drei größten Zeitfresser aufschreiben, zweitens Pflichten prüfen, die ohnehin gelten, drittens einen einzigen Bereich umstellen, viertens ihn drei Monate laufen lassen, fünftens erst dann den nächsten angehen. Wer alles gleichzeitig umstellt, scheitert an der Kapazität, nicht an der Technik.