Handwerkersoftware auswählen: sieben Fragen vor der Entscheidung
Die meisten Fehlentscheidungen bei Branchensoftware fallen vor der ersten Demo. Sieben Fragen, die Sie vorher für sich beantworten sollten.
Jede Handwerkersoftware sieht in der Demo gut aus. Das ist ihr Beruf. Die Unterschiede zeigen sich nicht in der Präsentation, sondern zwei Jahre später – wenn der Betrieb gewachsen ist, ein Mitarbeiter gegangen ist und der Anbieter die Preise angehoben hat.
Diese sieben Fragen beantworten Sie deshalb besser vor dem ersten Termin, nicht danach.
1. Welches Problem soll die Software lösen – in einem Satz?
Nicht “wir wollen digitaler werden”. Sondern: “Unsere Monteure schreiben Stundenzettel auf Papier, die Bürokraft tippt sie ab, und die Abrechnung geht drei Wochen später raus.”
Wenn Sie das Problem nicht in einem Satz sagen können, kaufen Sie eine Lösung für ein Problem, das Sie nicht kennen. Danach richtet sich alles Weitere: Ein Betrieb mit Abrechnungsproblem braucht etwas anderes als einer mit Terminchaos.
Schreiben Sie die drei größten Zeitfresser auf, bevor Sie irgendeine Website öffnen. Diese Liste ist Ihr Maßstab in jeder Demo.
2. Wer arbeitet damit – und auf welchem Gerät?
Software im Handwerk scheitert selten am Büro. Sie scheitert auf der Baustelle.
Fragen Sie konkret: Läuft die App offline? Was passiert, wenn im Keller kein Netz ist und der Monteur trotzdem Stunden erfassen muss? Werden die Daten zwischengespeichert und später synchronisiert, oder ist die Eingabe verloren?
Und: Wie viele Fingertipps braucht eine Stundenerfassung? Wenn es mehr als fünf sind, wird sie abends am Küchentisch aus dem Gedächtnis nachgetragen. Dann haben Sie digitale Daten in schlechterer Qualität als vorher auf Papier.
3. Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?
Die unbequemste Frage – und die wichtigste. Stellen Sie sie in der ersten Demo, nicht in der letzten.
Konkret: Bekomme ich meine Kunden-, Auftrags- und Rechnungsdaten in einem offenen Format heraus (CSV, XML, DATEV-Format)? Kostet der Export extra? Wie lange dauert er? Bekomme ich auch die angehängten Dokumente und Baustellenfotos?
Ein Anbieter, der darauf ausweichend antwortet, hat Ihnen gerade eine wichtige Information gegeben.
4. Wie kommt die Software mit der Steuerberatung zusammen?
Das ist der Punkt, an dem im Handwerk am meisten Geld verbrannt wird. Wenn Rechnungsdaten nicht sauber in die Buchhaltung fließen, tippt jemand alles ein zweites Mal – entweder Sie oder Ihr Steuerbüro auf Ihre Rechnung.
Fragen Sie Ihre Steuerberatung vor der Entscheidung, mit welchen Systemen sie ohne Reibung arbeitet. Diese eine E-Mail ist oft mehr wert als drei Anbieterdemos.
5. Was kostet es wirklich – über drei Jahre?
Der Monatspreis pro Nutzer ist selten der ganze Preis. Rechnen Sie zusammen:
Lizenz- oder Abogebühren für alle Nutzer, auch für Aushilfen
einmalige Einrichtung und Datenübernahme
Schulung – auch die Arbeitszeit Ihrer Leute
Zusatzmodule, die im Verkaufsgespräch selbstverständlich wirkten
Preisanpassungen: Was steht im Vertrag über Erhöhungen?
Rechnen Sie auf drei Jahre hoch und teilen Sie durch die Zahl der Aufträge in dieser Zeit. Der Betrag pro Auftrag ist die Zahl, die Sie mit dem erhofften Nutzen vergleichen können.
6. Wen erreiche ich, wenn Freitagnachmittag nichts geht?
Support ist kein Nebenkriterium. Fragen Sie nach: Telefon oder nur Ticketsystem? Welche Zeiten? Sprechen dort Menschen, die Handwerk kennen, oder ein allgemeines Callcenter?
Ein guter Test vor dem Kauf: Schreiben Sie dem Support eine fachliche Frage, als wären Sie schon Kunde. Die Antwortzeit und die Qualität der Antwort sagen mehr als jede Referenzliste.
7. Wie groß ist der Schritt für den Betrieb – ehrlich?
Ein System, das alles kann, ändert alles auf einmal. Das überfordert die meisten Betriebe. Oft ist der bessere Weg, mit einem klar abgegrenzten Bereich zu starten – Zeiterfassung oder Angebotswesen – und erst zu erweitern, wenn das im Alltag trägt.
Fragen Sie den Anbieter deshalb, ob man modular einsteigen kann, oder ob der Einstieg nur als Komplettpaket funktioniert.
Der praktische Ablauf
Wenn Sie es strukturiert angehen wollen:
Drei Zeitfresser aufschreiben (30 Minuten, allein).
Zwei, drei Mitarbeiter fragen, was sie am meisten nervt. Die Antworten überraschen fast immer.
Steuerberatung nach Systempräferenz fragen (eine E-Mail).
Maximal drei Anbieter einladen – mehr vergleicht niemand seriös.
In jeder Demo Ihre drei Zeitfresser durchspielen lassen, nicht den vorbereiteten Standardablauf.
Testphase mit echten Daten und einer echten Baustelle vereinbaren. Nicht mit Demodaten.
Erst dann entscheiden.
Das kostet ein paar Wochen. Eine falsche Entscheidung kostet Jahre.
Häufige Fragen
Diese Frage hat keine allgemeingültige Antwort, und das Magazin spricht keine bezahlten Empfehlungen aus. Passend ist die Software, die Ihre drei größten Zeitfresser löst, auf den Geräten läuft, mit denen tatsächlich gearbeitet wird, und zur Systemwelt Ihrer Steuerberatung passt.
Der Monatspreis je Nutzer ist der kleinere Teil. Rechnen Sie über drei Jahre und nehmen Sie Einrichtung, Datenübernahme, Schulung und Zusatzmodule dazu. Erst diese Summe lässt sich zwischen Anbietern vergleichen.
Für Solo-Betriebe können kostenlose Werkzeuge tragen, solange eine Person den Überblick behält. Ihre Grenzen zeigen sich bei mehreren Nutzern, beim Datenexport und bei der Belegaufbewahrung. Vor der Produktfrage steht deshalb die Frage, ob der Betrieb überhaupt schon eine Branchenlösung braucht.
Drei Zeitfresser aufschreiben, zwei bis drei Mitarbeitende fragen, was sie am meisten nervt, die Steuerberatung nach ihrer Systempräferenz fragen, höchstens drei Anbieter einladen, in jeder Demo die eigenen Zeitfresser durchspielen lassen und eine Testphase mit echten Daten vereinbaren – erst dann entscheiden.