Zeiterfassung im Handwerk: welche Pflichten heute gelten

Arbeitszeit aufzeichnen muss jeder Betrieb mit Arbeitnehmern – seit September 2022, ohne Übergangsfrist und ohne Mindestgröße. Elektronisch tun muss er es nicht. Saubere Stundenzettel auf Papier sind rechtlich in Ordnung.

Das ist der Unterschied, der in der Diskussion um die digitale Zeiterfassung regelmäßig untergeht. Drei Regelwerke greifen ineinander – Arbeitsschutzgesetz, Arbeitszeitgesetz und Mindestlohngesetz –, und im Bauhandwerk ist ausgerechnet das dritte das schärfste.

Die allgemeine Pflicht gilt für jeden Betrieb

Der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 hat keine neue Pflicht erfunden. Er hat aus dem bereits geltenden Arbeitsschutzgesetz abgeleitet: Arbeitgeber müssen ein System einführen und nutzen, das die Arbeitszeit erfasst.

Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Nicht nur Überstunden. Das gilt auch, wenn der SHK-Monteur morgens direkt zur Baustelle fährt und erst nach Feierabend wieder im Betrieb auftaucht.

Für einen Einmannbetrieb ohne Arbeitnehmer stellt sich diese Pflicht nicht. Sobald aber ein Geselle, eine Bürokraft oder ein Azubi beschäftigt ist, muss die Zeiterfassung funktionieren. Ob der Betrieb zwei oder 50 Mitarbeiter hat, spielt dafür keine Rolle.

Die Pflicht ist nicht unmittelbar mit einem Bußgeld belegt. Dennoch kann die Aufsichtsbehörde die Einführung eines Systems anordnen. Wer einer vollziehbaren Anordnung nicht folgt, riskiert eine Geldbuße bis zu 30.000 Euro.

Das klingt nach Juristendeutsch, hat aber einen einfachen Kern: Ein Stundenzettel, den niemand ausfüllt oder prüft, ist kein System. Ein System funktioniert erst, wenn Zeiten tatsächlich erfasst werden.

Das Arbeitszeitgesetz verlangt weniger – reicht aber nicht aus

Das geschriebene Arbeitszeitgesetz, kurz ArbZG, ist enger als die allgemeine Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz. Es verlangt bisher, Arbeitszeit aufzuzeichnen, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht. Auch Arbeit an Sonn- und Feiertagen ist zu dokumentieren.

Diese Nachweise müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Ein Verstoß kann unmittelbar als Ordnungswidrigkeit geahndet werden, ebenfalls mit bis zu 30.000 Euro.

Der Acht-Stunden-Tag bleibt geltendes Recht. Er kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn der Durchschnitt innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen wieder bei acht Stunden werktäglich liegt.

Für die Praxis entsteht damit kein Wahlrecht nach dem Motto: „Wir schreiben nur die Überstunden auf.“ Das ArbZG fordert weniger, die Arbeitszeiterfassung aus dem Arbeitsschutzgesetz mehr. Der Betrieb muss deshalb die gesamte tägliche Arbeitszeit erfassen.

Merksatz: ArbZG dokumentiert besondere Zeitlagen. ArbSchG verlangt die vollständige tägliche Erfassung.

Leitende Angestellte im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes gehören zu den Ausnahmen des ArbZG. Für die meisten Gesellen, Monteure, Facharbeiter und Bürokräfte im Handwerk hilft diese Ausnahme jedoch nicht weiter.

Im Bauhandwerk ist die MiLoG-Pflicht oft die schärfste

Für SHK-Betriebe und Zimmereien kommt eine dritte Pflicht hinzu: § 17 Mindestlohngesetz, kurz MiLoG, in Verbindung mit § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Das Baugewerbe fällt in den erfassten Branchenkatalog.

Damit betrifft die Dokumentation nicht nur Minijobber, sondern grundsätzlich die gesamte Belegschaft. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufgezeichnet sein. Auch diese Unterlagen bleiben mindestens zwei Jahre im Betrieb.

Das ist für eine Zimmerei mit auswärtiger Kolonne besonders wichtig. Arbeitet die Mannschaft zwei Wochen auf einer Baustelle, muss der Polier die Zeiten nicht erst nach der Rückkehr aus einem Stapel Notizen zusammensuchen. Die Erfassung braucht einen klaren Ablauf, der vor Ort funktioniert.

Die MiLoG-Pflicht kennt Ausnahmen. Nicht erfasst sind unter anderem Arbeitnehmer mit einem verstetigten regelmäßigen Monatsentgelt über 4.461 Euro brutto. Eine weitere Ausnahme greift ab 2.974 Euro brutto, wenn dieses Entgelt in den vergangenen zwölf vollen Monaten nachweislich gezahlt wurde.

Auch mitarbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers sind von der MiLoG-Dokumentationspflicht ausgenommen. Das kann im inhabergeführten Betrieb relevant sein. Es befreit aber nicht automatisch von der allgemeinen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

Der Bußgeldrahmen beim MiLoG liegt bei bis zu 50.000 Euro. Deshalb ist diese Pflicht für Bauhandwerk und Gebäudereinigerhandwerk praktisch oft die wichtigste. Wer hier sauber dokumentiert, erfüllt zugleich einen großen Teil dessen, was auch für die allgemeine Zeiterfassung nötig ist.

Papier bleibt erlaubt, Verantwortung bleibt beim Chef

Der Stundenzettel auf Papier ist heute rechtlich in Ordnung. Weder das Arbeitsschutzgesetz noch das Arbeitszeitgesetz schreiben aktuell eine App, Cloud oder elektronische Erfassung vor.

Ein SHK-Betrieb muss also nicht wegen jeder neuen Anbieterwerbung sofort auf mobile Zeiterfassung umstellen. Wenn die vorhandenen Stundenzettel vollständig, lesbar und zuverlässig ausgefüllt werden, gibt es keinen Grund, etwas zu überstürzen.

Digitale Zeiterfassung kann trotzdem sinnvoll sein. Sie spart Nachfragen, wenn der Monteur seine Baustellenzeit erfasst und das Büro die Daten für Lohn, Aufmaß und Rechnung weiterverarbeitet. Sie lohnt sich aber wegen des Ablaufs im Betrieb, nicht weil sie heute zwingend wäre.

Die Erfassung darf an Mitarbeiter delegiert werden. Ein Monteur kann seine Zeiten selbst eintragen. Der Polier kann für die Kolonne verantwortlich sein. Auch eine Bürokraft oder ein externer Dienstleister kann die Aufzeichnungen führen.

Delegierbar ist die Eingabe, nicht die Verantwortung. Der Arbeitgeber muss das System nutzen und prüfen, ob es funktioniert. Wer Stundenzettel nur ausgibt, aber fehlende Angaben regelmäßig durchgehen lässt, bleibt verantwortlich.

Sauber erfasste Zeiten helfen zudem nicht nur bei einer Prüfung. Sie liefern die Grundlage für die Nachkalkulation und damit für den eigenen Stundenverrechnungssatz. Gerade wenn ein Auftrag mehr Montagezeit frisst als geplant, zeigt eine vollständige Erfassung, wo die Marge verschwunden ist.

Geplant ist mehr – beschlossen ist nichts

Am 18. Juni 2026 wurde der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales bekannt. Ein Referentenentwurf ist kein Gesetz. Er ist der Arbeitsstand eines Ministeriums: kein Kabinettsbeschluss, kein Regierungsentwurf, keine Beratung in Bundestag oder Bundesrat. Aus ihm folgt heute keine einzige Pflicht.

Was darin steht, ist trotzdem einen Blick wert, weil es die Richtung zeigt. Der Entwurf sieht vor, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen. Die Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren bliebe.

Für Betriebe mit bis zu zehn Arbeitnehmern sähe der Entwurf eine dauerhafte Ausnahme vor: Sie dürften weiter auf Papier aufzeichnen. Diese Schwelle beträfe allerdings nur die Form. Die Pflicht, täglich Beginn, Ende und Dauer festzuhalten, gälte auch für den Vier-Mann-Betrieb.

Betriebe mit weniger als 50 Arbeitnehmern bekämen fünf Jahre Zeit für die Umstellung, gerechnet ab Inkrafttreten. Ein Datum dafür nennt der Entwurf nicht – dort steht bislang nur ein Platzhalter.

Speziell für Bauleistungen sähe der Entwurf vor, die Aufzeichnungen im Inland und in deutscher Sprache bereitzuhalten, auf Verlangen der Aufsicht auch auf der Baustelle.

Ob und in welcher Form das Gesetz wird, ist offen. Wer Ihnen heute erzählt, die elektronische Zeiterfassung sei ab sofort Pflicht, vermischt Entwurf und geltendes Recht.

Was jetzt im Betrieb wirklich sinnvoll ist

Zuerst sollte der Betrieb prüfen, ob für jeden Arbeitstag Beginn, Ende und Dauer festgehalten werden. Bei einer Zimmerei kann das ein Stundenzettel im Fahrzeug sein. Bei einem SHK-Betrieb kann es eine einfache Liste sein, die abends im Büro landet.

Dann braucht es eine klare Regel für Sonderfälle. Was trägt der Monteur ein, wenn er direkt zur Baustelle fährt? Wer hält die Zeiten der auswärtigen Kolonne fest? Und wer schaut nach, wenn ein Zettel unvollständig bleibt?

Die Antwort muss nicht kompliziert sein. Entscheidend ist, dass sie im Alltag trägt und nicht erst bei einer Prüfung erfunden wird.

Für Betriebe bis 50 Mitarbeiter lohnt es sich, die eigenen Abläufe vor einer Softwareentscheidung ehrlich anzusehen. Wer Papier sauber beherrscht, muss heute nicht hektisch wechseln. Wer dagegen jede Woche Zeiten nachtelefoniert, Lohnstunden nachträgt und Baustellenzeiten nicht nachkalkulieren kann, spart mit einer digitalen Lösung vermutlich Arbeit.

Nicht das Format entscheidet, sondern die Verlässlichkeit. Papier, Tabelle oder App: Die täglichen Angaben müssen vollständig sein, auffindbar bleiben und im Betrieb überprüft werden.

Der Satz für den Polier oder die Bürokraft

Sie müssen das Thema nicht selbst bis ins Detail lösen. Geben Sie es konkret weiter:

„Bitte prüf diese Woche mit dem Team: Haben wir für jeden Arbeitstag Beginn, Ende und Dauer auf dem Zettel – auch bei direkter Fahrt zur Baustelle und bei Auswärtsmontagen? Sag mir, wo unser Ablauf hakt.“

Damit startet keine Grundsatzdiskussion über Software. Der Polier oder die Bürokraft prüft den echten Ablauf. Sie bekommen anschließend eine klare Liste mit Lücken, statt sich abends durch Rechtsbeiträge zu arbeiten.