Pienyrityksen digitalisointi
Digitalisointi alkaa harvoin ohjelmistosta ja lähes aina kysymyksestä: mikä tieto kirjataan meillä useammin kuin kerran? Jolla on tähän rehellinen vastaus, ei tarvitse enää strategiaa – vain järjestyksen.
Tämä sivu kokoaa, mitä fachhandwerk.com on aiheesta julkaissut: velvoitteet, arjen prosessit ja päätökset, jotka tulevat ennen ohjelmistoa.
Ensin: velvoitteet, jotka pätevät joka tapauksessa
Kaikki ei ole valintakysymys. Velvoitteet ovat maakohtaisia – Suomessa niihin kuuluvat muun muassa verkkolaskutus, jonka yritysasiakas voi vaatia eurooppalaisen standardin mukaisena, työnantajan velvollisuus pitää kirjaa työajoista sekä kirjanpitoaineiston säilytysvaatimukset. Ajantasaiset yksityiskohdat kannattaa varmistaa omalta kirjanpitäjältä tai viranomaiselta.
Näiden aiheiden tunteminen kertoo samalla, missä muutos kannattaa joka tapauksessa: velvoite, joka on hoidettava, on paras paikka aloittaa.
Sitten: prosessit, joista arki riippuu
Työmaadokumentointi — miten valokuvista syntyy näyttö, joka kestää riitatilanteessa.
Tuntiveloitushinta — luku, joka syntyy vain omista tiedoista, ei toimialataulukosta.
Tekoäly yrityksessä — viisi puheen ja tekstin käyttötapaa, jotka toimivat arjessa.
Googlen yritysprofiili — monelle yritykselle ainoa paikka, jossa se näkyy haussa.
Ja vasta sitten: ohjelmisto
Järjestys on tarkoituksellinen. Ohjelmisto, joka kohtaa selvittämättömän työnkulun, ei paranna sitä – se vain tekee siitä kalliimman.
Sovellus vai toimialaohjelmisto — kynnyskysymys: tarvitseeko yritys ylipäätään jo toimialaratkaisun?
Seitsemän kysymystä ennen päätöstä — jos vastaus on kyllä: näin valinta tehdään.
Miksi digitalisointihankkeet epäonnistuvat — viisi mallia, joihin käyttöönotot säännöllisesti juuttuvat. Ohjelmisto on syynä melkein koskaan.
Osastot
Ohjelmistot ja työkalut · Prosessit · Tekoäly
Sananen järjestyksestä
Kallein virhe ei yleensä ole väärä ohjelmisto. Se on yritys muuttaa useampi osa-alue samaan aikaan, kun tilaukset juoksevat. Yksi osa-alue, kolme kuukautta, sitten seuraava – aloittaen sieltä, missä kipu on suurin ja riski pienin. Se on vaatimatonta ja se toimii.
Usein kysytyt kysymykset
Ei ohjelmiston ostamista, vaan työnkulun muuttamista. Prosessi on digitalisoitu vasta, kun tieto kirjataan kerran ja on sen jälkeen käytettävissä kaikkialla, missä sitä tarvitaan – työmaalla, toimistossa ja kirjanpidossa. Joka rakentaa vanhan paperipolun sellaisenaan uudelleen, on kaksinkertaistanut työn eikä poistanut sitä.
Neljä yleisintä aloituskohtaa ovat työajanseuranta, työmaadokumentointi, tarjousten ja laskujen laatiminen sekä tositteiden arkistointi. Niille on yhteistä, että ne toistuvat päivittäin, ne on helppo rajata ja onnistumisen voi mitata. Suuremmat aiheet, kuten varastonhallinta tai resursointi, kannattaa ottaa vasta sen jälkeen.
Se riippuu yrityksen koosta. Yksinyrittäjälle riittää usein sovellus tilauksiin ja laskuihin, joskus jopa maksuton työkalu. Heti kun useampi henkilö työskentelee samojen tilausten parissa, syntyy kaksinkertaisia kirjauksia – silloin kantaa toimialaratkaisu, jossa asiakastiedot, mittaukset, tunnit ja lasku liittyvät toisiinsa.
Yleispätevää viiden vaiheen kaavaa ei ole. Tämä järjestys on osoittautunut toimivaksi: ensin kirjataan kolme suurinta ajansyöjää, toiseksi tarkistetaan velvoitteet, jotka pätevät joka tapauksessa, kolmanneksi muutetaan yksi ainoa osa-alue, neljänneksi annetaan sen pyöriä kolme kuukautta, ja vasta viidenneksi otetaan seuraava. Joka muuttaa kaiken kerralla, kaatuu kapasiteettiin, ei tekniikkaan.