Toimialaohjelmiston valinta: seitsemän kysymystä ennen päätöstä
Useimmat virhepäätökset toimialaohjelmistoissa tehdään ennen ensimmäistä esittelyä. Seitsemän kysymystä, joihin kannattaa vastata etukäteen.
Jokainen toimialaohjelmisto näyttää esittelyssä hyvältä. Se on sen ammatti. Erot eivät näy esityksessä, vaan kaksi vuotta myöhemmin – kun yritys on kasvanut, työntekijä lähtenyt ja toimittaja nostanut hintoja.
Näihin seitsemään kysymykseen kannattaa siksi vastata ennen ensimmäistä tapaamista, ei sen jälkeen.
1. Minkä ongelman ohjelmiston pitää ratkaista – yhdellä lauseella?
Ei “haluamme digitalisoitua”. Vaan: “Asentajamme kirjoittavat tuntilaput paperille, toimisto näppäilee ne uudelleen, ja lasku lähtee kolme viikkoa myöhässä.”
Jos et osaa sanoa ongelmaa yhdellä lauseella, ostat ratkaisun ongelmaan, jota et tunne. Kaikki muu seuraa tästä: laskutusongelmainen yritys tarvitsee eri asiaa kuin aikataulukaaoksessa elävä.
Kirjaa kolme suurinta ajansyöjää ennen kuin avaat yhdenkään verkkosivun. Tämä lista on mittapuusi jokaisessa esittelyssä.
2. Kuka sillä työskentelee – ja millä laitteella?
Ohjelmisto kaatuu harvoin toimistoon. Se kaatuu työmaalle.
Kysy konkreettisesti: toimiiko sovellus offline-tilassa? Mitä tapahtuu, kun kellarissa ei ole verkkoa ja asentajan on silti kirjattava tunnit? Tallentuvatko tiedot välimuistiin ja synkronoituvat myöhemmin, vai katoaako syöte?
Ja: montako napautusta tuntikirjaus vaatii? Jos enemmän kuin viisi, se täydennetään illalla keittiön pöydässä muistista. Silloin sinulla on digitaalista tietoa huonommalla laadulla kuin ennen paperilla.
3. Mitä tiedoilleni tapahtuu, jos irtisanon sopimuksen?
Epämukavin kysymys – ja tärkein. Esitä se ensimmäisessä esittelyssä, älä viimeisessä.
Konkreettisesti: saanko asiakas-, tilaus- ja laskutietoni ulos avoimessa muodossa (CSV, XML)? Maksaako vienti erikseen? Kauanko se kestää? Saanko myös liitetyt asiakirjat ja työmaakuvat?
Toimittaja, joka vastaa tähän väistellen, antoi sinulle juuri tärkeän tiedon.
4. Miten ohjelmisto toimii tilitoimiston kanssa?
Tässä kohdassa palaa eniten rahaa. Jos laskutustiedot eivät virtaa siististi kirjanpitoon, joku näppäilee kaiken toiseen kertaan – joko sinä tai tilitoimistosi sinun laskuusi.
Kysy tilitoimistoltasi ennen päätöstä, minkä järjestelmien kanssa se työskentelee kitkatta. Tämä yksi sähköposti on usein arvokkaampi kuin kolme toimittajaesittelyä.
5. Mitä se todella maksaa – kolmessa vuodessa?
Kuukausihinta per käyttäjä on harvoin koko hinta. Laske yhteen:
lisenssi- tai tilausmaksut kaikille käyttäjille, myös tuuraajille
kertaluonteinen käyttöönotto ja tietojen siirto
koulutus – myös oman väen työaika
lisämoduulit, jotka myyntipuheessa vaikuttivat itsestäänselvyyksiltä
hinnanmuutokset: mitä sopimuksessa lukee korotuksista?
Laske kolmelle vuodelle ja jaa sen ajan tilausten määrällä. Summa per tilaus on luku, jota voit verrata toivottuun hyötyyn.
6. Kenet tavoitan, kun perjantai-iltapäivänä mikään ei toimi?
Tuki ei ole sivukriteeri. Kysy: puhelin vai pelkkä tikettijärjestelmä? Mitkä ajat? Vastaako siellä ihmisiä, jotka tuntevat alan, vai yleinen puhelinkeskus?
Hyvä testi ennen ostoa: lähetä tuelle ammatillinen kysymys, ikään kuin olisit jo asiakas. Vastausaika ja vastauksen laatu kertovat enemmän kuin yksikään referenssilista.
7. Kuinka iso askel tämä on yritykselle – rehellisesti?
Järjestelmä, joka osaa kaiken, muuttaa kaiken kerralla. Se on useimmille yrityksille liikaa. Usein parempi tie on aloittaa selvästi rajatusta osa-alueesta – työajanseurannasta tai tarjouksista – ja laajentaa vasta, kun se kantaa arjessa.
Kysy siksi toimittajalta, voiko aloittaa moduuleittain, vai onnistuuko aloitus vain kokonaispakettina.
Käytännön eteneminen
Jos haluat edetä jäsennellysti:
Kirjaa kolme ajansyöjää (30 minuuttia, yksin).
Kysy kahdelta kolmelta työntekijältä, mikä ärsyttää eniten. Vastaukset yllättävät melkein aina.
Kysy tilitoimistolta järjestelmätoive (yksi sähköposti).
Kutsu korkeintaan kolme toimittajaa – useampaa ei kukaan vertaile kunnolla.
Käytä jokaisessa esittelyssä läpi sinun kolme ajansyöjääsi, älä valmisteltua vakioesitystä.
Sovi testijakso oikeilla tiedoilla ja oikealla työmaalla. Ei demodatalla.
Päätä vasta sitten.
Tämä maksaa muutaman viikon. Väärä päätös maksaa vuosia.
Usein kysytyt kysymykset
Tähän kysymykseen ei ole yleispätevää vastausta, eikä julkaisu anna maksettuja suosituksia. Sopiva on ohjelmisto, joka ratkaisee kolme suurinta ajansyöjääsi, toimii laitteilla, joilla oikeasti työskennellään, ja sopii tilitoimistosi järjestelmiin.
Kuukausihinta per käyttäjä on pienempi osa. Laske kolmelle vuodelle ja ota mukaan käyttöönotto, tietojen siirto, koulutus ja lisämoduulit. Vasta tämä summa on vertailukelpoinen toimittajien välillä.
Yksinyrittäjälle maksuttomat työkalut voivat riittää, kunhan yksi ihminen pitää langat käsissään. Rajat tulevat vastaan useilla käyttäjillä, tietojen viennissä ja tositteiden säilytyksessä. Ennen tuotekysymystä on siksi kysymys, tarvitseeko yritys ylipäätään jo toimialaratkaisun.
Kirjaa kolme ajansyöjää, kysy kahdelta kolmelta työntekijältä, mikä ärsyttää eniten, kysy tilitoimistolta sen järjestelmätoive, kutsu korkeintaan kolme toimittajaa, käytä jokaisessa esittelyssä omat ajansyöjäsi läpi ja sovi testijakso oikeilla tiedoilla – päätä vasta sitten.