Sovellus vai toimialaohjelmisto: mitä pieni yritys tarvitsee
Riittääkö sovellus, vai tarvitaanko toimialaratkaisu? Neljä merkkiä, joista pieni yritys tunnistaa ylittäneensä kynnyksen.
Yksin työskentelevälle rapparille kevyt sovellus on usein juuri oikea. Tilaus tulee sisään, mitat kirjataan, lasku kirjoitetaan. Sisustusliikkeessä, jossa on neljä työntekijää, sama arki näyttää toiselta: toimisto kysyy materiaalista, asentaja tarvitsee ajantasaisen aikataulun, ja omistaja haluaa tietää, kantaako tilaus vielä.
Kysymys ei siksi ole: “Kumpi on parempi?” Vaan: missä oma yritys on juuri nyt?
Sovellus pitää arjen kevyenä
Sovellus on tehty selvästi rajattuihin tehtäviin. Se auttaa laskujen kirjoittamisessa, töiden kirjaamisessa, aikatauluissa tai kuvien tallennuksessa. Se riittää, kun yksi henkilö pitää langat käsissään ja matka tilauksesta laskuun on lyhyt.
Yhden hengen rappari voi asiakaskäynnin jälkeen kirjata mitat, laatia tarjouksen ja töiden valmistuttua lähettää laskun. Hänen ei tarvitse siirtää tietoja kollegoille. Ei ole toista työpöytää, jossa samaa tietoa tarvittaisiin uudelleen.
Pienessäkin yrityksessä tämä saa jäädä tietoisen yksinkertaiseksi. Kaikki tehtävät eivät tarvitse varastonhallintaa, työajanseurantaa, työmaasuunnittelua ja koulutuspakettia. Joka ostaa toimintoja, joita arjessa ei käytetä, maksaa käyttöönotolla ja ylläpidolla eikä helpotuksella.
Raja kulkee siinä, missä sovellus hoitaa yksittäiset tehtävät mutta ei enää kuvaa kokonaisuutta. Silloin käytännöllisestä työkalusta tulee yksi arkisto lisää.
Toimialaratkaisu yhdistää tilaukset, toimiston ja työmaan
Toimialaratkaisu kokoaa tilauksen osat yhteen: asiakastiedot, tarjouksen, mitat, materiaalin, tunnit, laskun ja avoimet asiat. Hyöty ei synny erityisen tyylikkäästä näytöstä. Se syntyy, kun tieto ei enää katoa toimiston, auton ja työmaan väliin.
Neljän työntekijän sisustusliikkeessä se voi tarkoittaa: toimisto avaa tilauksen. Asentaja näkee paikan päällä, mitä on sovittu. Käynnin jälkeen mitat, kuvat ja muistiinpanot päätyvät oikeaan tapahtumaan. Laskua varten kenenkään ei tarvitse ensin kaivaa keskusteluhistoriaa ja vanhoja tiedostoja.
Tällä hypyllä on kuitenkin hintansa – ei vain lisenssinä per käyttäjä ja kuukausi. Tiedot on siirrettävä. Työnkulut on sovittava. Työntekijöiden on totuttava uusiin vaiheisiin. Joka on tähän asti koonnut tarjoukset vapaasti vanhoista tiedostoista, joutuu päättämään, mitkä pohjat jatkossa pätevät.
Se kannattaa vasta, kun vanhan työnkulun kitka on tuntuvasti suurempi kuin tämä muutos. Iso ratkaisu voi jarruttaa yksinyrittäjää, jos se vaatii enemmän hoitoa kuin ottaa pois. Useamman osallistujan arjessa sama ratkaisu voi estää juuri ne kyselyt, jotka syövät joka iltapäivästä ajan.
Sopivan ratkaisun valinnasta on oma artikkelinsa. Tässä on kyse sitä edeltävästä, tärkeämmästä päätöksestä: tarvitseeko yritys ylipäätään jo tätä työkaluluokkaa?
Neljä merkkiä kertoo, että kynnys on ylitetty
Kynnys näkyy harvoin kerralla. Se tulee esiin arjessa, kun tieto vaeltaa sen sijaan että pysyisi tilauksessa.
Tiedot syötetään moneen kertaan
Rappari kirjoittaa mitat lapulle, siirtää ne myöhemmin tiedostoon ja syöttää rivit laskua varten uudelleen. Yksi virhe siirrossa riittää siihen, etteivät tarjous ja lasku enää täsmää.
Yksittäinen muistilappu ei ole hälytysmerkki. Toistuvat kirjaukset lähes joka tilauksessa ovat. Joka näppäilee saman tiedon moneen kertaan, tarvitsee yhtenäisemmän työnkulun.
Kukaan ei tiedä tilauksen tilaa kysymättä
Sisustusliikkeeseen soittaa asiakas avoimesta asiasta. Toimisto kysyy omistajalta. Omistaja kysyy asentajalta. Asentaja etsii ensin kuvat ja viestit. Ei siksi, että joku tekisi työnsä huonosti, vaan koska tiedolla ei ole kiinteää paikkaa.
Kun tilauksen tila, materiaalikysymys tai lisätyö selviää vain kyselemällä, ei puutu kurinalaisuutta. Puuttuu yhteinen tilauskansio.
Aikataulut ovat monessa kalenterissa
Toimistossa asiakastapaaminen on kalenterissa. Omistajalla työmaa on puhelimessa. Asentaja tietää keikan viestistä. Kun jokin siirtyy, kaikki paikat on muutettava.
Tarjoukset syntyvät joka kerta alusta
Yksinyrittäjä voi laatia tarjoukset hyvin hoidetusta pohjasta. Se ei ole heikkous. Ongelmaksi se muuttuu, kun sisustusliikkeessä kiertää useita vanhoja tiedostoja eikä kukaan tiedä, mitkä rivit tai muotoilut ovat ajan tasalla.
Silloin aikaa ei vie pelkkä kirjoittaminen. Aikaa vie jokaisen tarjouksen kokoaminen uudelleen ja myöhemmin sen selvittäminen, mitä tarkalleen sovittiin.
Maksuton on yksinyrittäjälle usein perusteltu
Maksuttomien työkalujen raja ei useinkaan kulje ensimmäisessä laskussa. Se näkyy, kun useampi ihminen työskentelee samaan aikaan, tietoja on vietävä ulos tai tositteiden on oltava pysyvästi jäljitettävissä. Myös tuki kuuluu laskelmaan: kun pääsy puuttuu tai tapahtuma on epäselvä, jonkun on voitava auttaa.
Yksin työskentelevälle rapparille yksinkertainen ratkaisu voi pysyä sopivana, kun asiakkaat, tilaukset ja tositteet pysyvät hallittavina. Toimialaohjelmisto tulee tarpeelliseksi vasta, kun oma yleiskuva ei enää riitä tai toinen ihminen työskentelee säännöllisesti mukana.
Katso jokaisessa ratkaisussa kustannuksia kolmelle vuodelle: lisenssi per käyttäjä ja kuukausi, käyttöönotto, tietojen siirto ja koulutus. Kuukausimaksu yksin kertoo vähän. Yhtä vähän näennäisesti maksuton ratkaisu on ilmainen, jos se synnyttää joka tilauksessa kaksinkertaista toimistotyötä.
Pilvi, oma kone ja verkkolasku
Verkkolaskun kohdalla tästä päätöksestä tulee tärkeämpi. Yritysten välisessä laskutuksessa verkkolasku on Suomessa vakiintunut käytäntö, ja yritysasiakas voi vaatia laskun eurooppalaisen standardin EN 16931 mukaisena. Pelkkä PDF ei ole verkkolasku; kyse on rakenteisesta tietomuodosta, jonka vastaanottajan ohjelmisto lukee automaattisesti. Yleisin muoto Suomessa on Finvoice.
Kynnyskysymykselle tämä tarkoittaa: rakenteisten laskujen vastaanoton ja lähetyksen on sovittava työnkulkuun. Joka työskentelee yksin ja laskuttaa lähinnä yksityisasiakkaita, ei joudu siksi hätiköiden ostamaan isoa toimialaratkaisua. Joka laskuttaa säännöllisesti muita yrityksiä ja käsittelee tilauksia jo monessa paikassa, ei kannata tarkastella verkkolaskua erillään muusta toimistotyöstä.
Viikko havainnointia ennen päätöstä
Älä tee tätä päätöstä kahden työmaan välissä äläkä yhden esittelyn jälkeen. Seuraa viikon ajan jokaista tilausta, jossa tietoa kysellään, näppäillään uudelleen tai etsitään toisesta arkistosta.
Kirjaa vain neljä asiaa: mikä tilaus oli kyseessä? Mikä tieto puuttui? Missä se oli sen sijaan? Kenen piti kysyä tai tehdä työ uudelleen?
Sen jälkeen kynnys on näkyvissä pöydällä. Jos muistiinpanot jäävät lyhyiksi, nykyinen sovellus voi jatkaa. Jos ne täyttyvät kaksinkertaisista kirjauksista, hajallaan olevista aikatauluista ja epäselvistä tilaustiloista, yritys ei tarvitse isompaa ratkaisua periaatteesta – vaan koska arki sitä jo vaatii.
Usein kysytyt kysymykset
Kyllä, jos yksi henkilö pitää tilaukset, aikataulut, työt ja laskut hallussaan ilman kaksinkertaisia kirjauksia. Yksinyrittäjälle sovellus voi sopia erityisen hyvin, kun työnkulku pysyy yksinkertaisena. Kun tietoja etsitään säännöllisesti tai välitetään useammalle henkilölle, se ei usein enää riitä.
Maksuttomat työkalut voivat olla yksinyrittäjälle käyttökelpoinen ratkaisu, jos ne kattavat laskut, arkistoinnin ja aikataulut luotettavasti. Rajat näkyvät usein monella käyttäjällä, tietojen viennissä, tositteiden säilytyksessä ja tuessa ongelmatilanteissa. Ratkaisevaa on todellinen työnkulku, ei hintalappu.
Kiinteää työntekijämäärää ei ole. Se tulee ajankohtaiseksi, kun tilausta, aikatauluja, materiaalia ja laskua käsittelee useampi henkilö ja syntyy kyselyjä tai kaksinkertaisia kirjauksia. Noin kymmenestä työntekijästä ylöspäin tarve yleensä kasvaa edelleen, koska toimisto, resursointi ja työmaa on sovitettava tiiviimmin yhteen.
Pilvi sopii, kun toimiston ja työmaan pitää käyttää samoja tilaustietoja. Asennus omalle koneelle voi riittää, kun yritys työskentelee kiinteällä työpisteellä ja pääsy sekä varmuuskopiointi on järjestetty luotettavasti. Periaatetta tärkeämpää on, sopiiko valittu ratkaisu työarkeen.