Miksi digitalisointihankkeet epäonnistuvat pienyrityksissä
Ohjelmisto on harvoin syyllinen. Viisi mallia, joihin digitalisointi pienessä yrityksessä säännöllisesti juuttuu – ja mikä auttaa.
Yritys ostaa ohjelmiston, maksaa käyttöönoton, kouluttaa kaksi päivää – ja vuotta myöhemmin tuntilaput kulkevat taas paperilla. Lisenssi on yhä voimassa, mutta kukaan ei käytä ohjelmaa paitsi toimistotyöntekijä, jolla ei ole vaihtoehtoa.
Tämän tarinan kuulee usein. Ja melkein koskaan syynä ei ole huono ohjelmisto.
Malli 1: Kukaan ei ole vastuussa
Digitalisointi otetaan käyttöön “siinä sivussa”. Omistaja on päättänyt, toimittaja on asentanut, ja sen jälkeen kukaan ei ole vastuussa. Kun kysymys nousee – miksi asentaja ei näe tilausta, mihin katosi yksi rivi – kysytään kolmelta ihmiseltä eikä saada vastausta. Kolmannen kerran jälkeen kukaan ei enää kysy, vaan tarttuu lappuun.
Malli 2: Vanha prosessi rakennetaan sellaisenaan uudelleen
Yleisin kallis virhe. Yritys mallintaa olemassa olevan paperipolun ohjelmistoon – mukaan lukien kiertotiet, jotka olivat olemassa vain siksi, että ennen työskenneltiin paperilla.
Tulos: sama työmäärä kuin ennen, plus ohjelmisto. Työntekijät kokevat digitalisoinnin lisätyönä, koska sitä se täsmälleen on.
Malli 3: Tiedot ovat huonoja, eikä kukaan siivoa
Asiakasosoitteet kolmeen kertaan, nimikkeistö vuodelta 2014, hinnat, jotka eivät enää pidä paikkaansa. Kaikki siirretään, koska “tarvitaanhan historia”.
Sen jälkeen kukaan ei löydä enää mitään, jokainen haku antaa neljä osumaa, ja luottamus järjestelmään on kahdessa viikossa mennyt. Luottamusta ei saa takaisin.
Malli 4: Koulutettiin näytön ääressä, työt tehdään katolla
Kaksi päivää koulutusta toimistossa, kaikki nyökkäävät. Työmaalla on sitten kylmä, verkko heikko, kädet likaiset, ja sovellus vaatii syötteen, joka ei onnistu hanskat kädessä.
Malli 5: Kaikki kerralla
Tilaustenhallinta, työajanseuranta, materiaalinhallinta, laskutus, asiakasportaali – lähtölaukaus kuun ensimmäisenä. Yrityksellä ei ole kapasiteettia opetella viittä prosessia uusiksi samaan aikaan, kun tilaukset juoksevat. Kaikki kaatuu vuorotellen, ja lopulta koko paketti puretaan.
Yhteinen nimittäjä
Kaikilla viidellä mallilla on sama juuri: digitalisointia käsiteltiin ostopäätöksenä, ei muutoksena yrityksessä. Ostopäätös on pienempi osa. Ratkaisevaa on aika sen jälkeen.
Kokemussääntö, joka vahvistuu kerta toisensa jälkeen: varaa käyttöönottoon vähintään yhtä paljon työtä kuin ohjelmisto maksaa ensimmäisenä vuonna – työajassa laskettuna. Jos siihen ei ole varaa, siirrä aloitusta mieluummin kuin teet sen puolittain.
Ja vielä yksi asia: kysy väeltäsi etukäteen, älä jälkikäteen. Ei siksi, että se on kohteliasta, vaan koska asentajat tietävät tarkalleen, missä työ takkuaa. Joka ottaa heistä kaksi mukaan valintaan, saa myöhemmin kaksi puolestapuhujaa kahden arvostelijan sijaan – ja se ratkaisee onnistumisen useammin kuin yksikään ominaisuuslista.
Usein kysytyt kysymykset
Melkein koskaan ohjelmiston takia. Viisi mallia toistuu: yrityksessä ei ole vastuuhenkilöä, vanha paperiprosessi rakennetaan sellaisenaan uudelleen, perustiedot ovat sekaisin, koulutus tapahtuu näytön ääressä eikä työkohteessa, ja kaikki muutetaan samaan aikaan.
Nimetyn henkilön, jolla on aikaa tehtävään – ei kokopäiväisesti, mutta yksiselitteisesti vastuussa. Usein joku toimistosta on parempi valinta kuin tekniikasta innostunut harjoittelija, koska hän tuntee työnkulut. Ilman vastuuhenkilöä jokainen kysymys hiipuu, ja kolmannen jälkeen kukaan ei enää tartu ohjelmistoon.
Ei. Joka muuttaa tilaustenhallinnan, työajanseurannan, materiaalit ja laskutuksen samaan aikaan, ylikuormittaa yrityksen kesken juoksevien tilausten. Parempi yksi osa-alue, kolme kuukautta käytössä, sitten seuraava – aloittaen sieltä, missä kipu on suuri ja riski pieni.
Nyrkkisääntönä vähintään yhtä paljon työaikaa kuin ohjelmisto maksaa lisenssikuluina ensimmäisenä vuonna. Jos siihen ei ole varaa, aloitus kannattaa mieluummin siirtää kuin tehdä puolittain.