KI-Verordnung: Transparenzpflichten ab August 2026

Ab dem 2. August 2026 gelten neue Transparenzpflichten für den Einsatz künstlicher Intelligenz. Für Handwerksbetriebe bedeutet das vor allem mehr Sicherheit in der Kundenkommunikation: Wer heute erfasst, an welchen Stellen KI eingesetzt wird, kann notwendige Hinweise rechtzeitig vorbereiten und vermeidet hektische Anpassungen kurz vor dem Stichtag.

Fakten und Analyse

Grundlage sind die Transparenzpflichten des Artikels 50 der europäischen KI-Verordnung. Unternehmen müssen insbesondere offenlegen, wenn Menschen mit KI-Systemen interagieren. Außerdem müssen bestimmte künstlich erzeugte Inhalte transparent gemacht werden.

Für die betriebliche Praxis sind damit zwei Fragen entscheidend: Wo kommunizieren Menschen unmittelbar mit einem KI-System? Und an welchen Stellen entstehen Inhalte mithilfe künstlicher Intelligenz? Die Antworten können je nach Betrieb unterschiedlich ausfallen. Deshalb reicht es nicht, nur nach einer ausdrücklich als „KI“ bezeichneten Software zu suchen. Auch die einzelnen Funktionen bestehender Anwendungen und Kommunikationswege sollten betrachtet werden.

Ein möglicher Kontaktpunkt ist beispielsweise ein digitaler Assistent, der Anfragen entgegennimmt. Auch bei automatisch erzeugten Texten, Bildern oder anderen Inhalten sollte geprüft werden, ob die neuen Transparenzpflichten berührt werden. Ob im konkreten Fall ein Hinweis erforderlich ist, muss anhand der tatsächlich eingesetzten Anwendung und des jeweiligen Inhalts beurteilt werden.

Die praktische Herausforderung liegt weniger in einem einzelnen Hinweis als in einem verlässlichen Ablauf. Neue Softwarefunktionen werden eingeführt, Zuständigkeiten wechseln und Inhalte erscheinen über verschiedene Kanäle. Ohne Übersicht besteht die Gefahr, dass ein KI-Einsatz bekannt ist, die notwendige Kennzeichnung an anderer Stelle aber vergessen wird.

Eine strukturierte Dokumentation hilft dabei. Betriebe, die bereits ihre Verfahrensdokumentation nach GoBD pflegen, kennen das Grundprinzip: Ein Prozess sollte nicht nur funktionieren, sondern auch nachvollziehbar beschrieben sein. Für die KI-Transparenz kann eine eigene, schlanke Übersicht angelegt werden.

Was bedeutet das für Handwerksunternehmer?

Handwerksunternehmer müssen zunächst Transparenz über die eigene Nutzung von KI herstellen. Dazu gehören nicht nur zentrale Programme, sondern auch Anwendungen, die Beschäftigte eigenständig für Texte, Kundenantworten oder andere Inhalte verwenden.

Besonders relevant sind Berührungspunkte mit Kunden, Interessenten und anderen externen Personen. Wird dort ein KI-System eingesetzt, sollte geprüft werden, wie die Interaktion klar offengelegt werden kann. Bei bestimmten künstlich erzeugten Inhalten stellt sich entsprechend die Frage, wie deren Herkunft verständlich kenntlich gemacht wird.

Das ist zugleich eine organisatorische Aufgabe. Wer darf KI-generierte Inhalte veröffentlichen? Wer prüft neue Funktionen? Wer sorgt dafür, dass Hinweise dauerhaft sichtbar bleiben? Vergleichbare Fragen stellen sich bei anderen digitalen Pflichten, etwa bei der Zeiterfassung im Handwerk: Technik allein genügt nicht, wenn Zuständigkeiten und Abläufe unklar bleiben.

Auch die Ablage verdient Aufmerksamkeit. Prüfergebnisse, Freigaben und verwendete Hinweisformulierungen sollten so gespeichert werden, dass sie später auffindbar sind. Orientierung bietet der Beitrag zur revisionssicheren Archivierung, auch wenn die konkrete Ausgestaltung für KI-Prozesse gesondert festgelegt werden muss.

Handlungsempfehlungen

Nutzen Sie als Praxis-Ende eine kompakte Vier-Schritte-Checkliste:

1. KI-Einsatz erfassen: Listen Sie alle Systeme und Funktionen auf, mit denen Beschäftigte KI nutzen oder externe Personen in Kontakt kommen.

2. Kontaktpunkte prüfen: Markieren Sie, wo Menschen mit einem KI-System interagieren und wo künstlich erzeugte Inhalte eingesetzt werden.

3. Hinweise und Verantwortung festlegen: Bestimmen Sie, wie Transparenz hergestellt wird, wer die Umsetzung freigibt und wer Änderungen überwacht.

4. Kontrolle einplanen: Prüfen Sie die Übersicht regelmäßig und zusätzlich immer dann, wenn neue Software, Funktionen oder Kommunikationskanäle eingeführt werden.

Beginnen Sie mit den Anwendungen, die unmittelbar in der Kundenkommunikation eingesetzt werden. Dort lassen sich mögliche Transparenzfragen meist am schnellsten erkennen. Die Deutsche Handwerks Zeitung ist die zugrunde liegende Quelle für den Stichtag und die beschriebenen Pflichten.

FAQ

Ab wann gelten die neuen Transparenzpflichten?

Die Transparenzpflichten des Artikels 50 der europäischen KI-Verordnung gelten ab dem 2. August 2026.

Was müssen Unternehmen grundsätzlich offenlegen?

Unternehmen müssen insbesondere transparent machen, wenn Menschen mit KI-Systemen interagieren. Auch bestimmte künstlich erzeugte Inhalte müssen als solche erkennbar gemacht werden.

Was sollte ein Handwerksbetrieb jetzt konkret tun?

Der Betrieb sollte seine KI-Anwendungen erfassen, externe Kontaktpunkte prüfen und Verantwortliche für Hinweise, Freigaben und Dokumentation benennen. So entsteht bis zum Stichtag ein nachvollziehbarer Prozess.