Sähköinen laskutus rakennusalalla: kaksi helpotusta vuoteen 2030 asti
Rakennusliikkeet voivat liittää työselostukset sähköisen laskun liitteeksi ja merkitä ennakkomaksut loppulaskuun – määräaikaisesti 30. kesäkuuta 2030 asti.
Rakennusliikkeet säästävät sähköisessä laskutuksessa ennen kaikkea aikaa ja vaivaa: työselostukset saa liittää laskuun ja ennakkomaksut merkitä loppulaskuun. Molemmat helpotukset ovat voimassa 30. kesäkuuta 2030 asti. Näin yritykset voivat ainakin toistaiseksi sovittaa laskutusprosessinsa lähemmäksi työmailla vakiintuneita käytäntöjä.
Kaksi helpotusta rakennusliikkeille
Ensimmäinen säännös koskee työselostuksia. Erityisesti rakennustöissä ne voivat muodostaa olennaisen osan laskutuksesta. Määräaikaisen helpotuksen nojalla nämä selostukset saa liittää sähköisen laskun liitteeksi.
Tämä keventää varsinaista laskuosaa. Laajoja työsuoritetietoja ei tarvitse siirtää kokonaisuudessaan sähköisen laskun ydinosaan, vaan ne voidaan toimittaa liitteenä. Yritysten on silti huolehdittava siitä, että lasku ja työselostus voidaan yhdistää yksiselitteisesti. Täsmällisen suoritekuvauksen merkitystä käsitellään myös artikkelissa Varmista ostoihin sisältyvän veron vähennysoikeus: kuvaa laskun sisältö täsmällisesti.
Toinen helpotus koskee ennakkomaksuja. Ne saa merkitä loppulaskuun. Rakennusliike voi näin sisällyttää loppulaskelmaan urakan aikana huomioidut ennakkomaksut.
Molemmat säännökset ovat määräaikaisia. Ne ovat voimassa 30. kesäkuuta 2030 asti. Yritysten ei pidä pitää tätä päivämäärää merkityksettömänä muodollisuutena, vaan huomioida se laskutusprosessien ja ohjelmistojen suunnittelussa.
Miksi määräaika on tärkeä?
Helpotukset ratkaisevat kaksi rakennusalalla säännöllisesti yhteen osuvaa käytännön tehtävää: laajojen työsuoritetietojen käsittelyn ja useisiin maksueriin perustuvan laskutuksen. Ne antavat yrityksille ajanjakson, jonka aikana kyseiset menettelyt ovat sallittuja.
Tämä ajanjakso toimii samalla siirtymäaikana. Jos laskutusprosessia muutetaan nyt, yrityksen kannattaa dokumentoida, missä kohdissa näitä kahta erityissäännöstä hyödynnetään. Se lisää läpinäkyvyyttä ja helpottaa myöhempää tarkastusta.
Erityisen hyödyllistä on yhdistää toimeksianto, työselostus, ennakkomaksut ja loppulasku selkeästi toisiinsa. Näin toimisto pystyy arkistoimaan asiakirjat täydellisinä ja vastaamaan kyselyihin helpommin. Yleisiä neuvoja selkeisiin verotuksellisiin kohdistuksiin tarjoaa artikkeli Kiinteä toimipaikka: mitä yritysten on tarkistettava verotuksessa.
Mitä tämä tarkoittaa käsityöalan yrittäjille?
Omistajille ja kaupallisesta toiminnasta vastaaville säännös merkitsee ensinnäkin sitä, ettei vakiintuneita rakennusalan laskutuskäytäntöjä tarvitse heti uudistaa kokonaan. Työselostukset voidaan edelleen toimittaa liitteinä. Ennakkomaksut voidaan merkitä loppulaskuun.
Tästä seuraa yritykselle kolme tehtävää:
Ensinnäkin käytössä olevan laskutusohjelmiston on pystyttävä yhdistämään liitteet luotettavasti sähköiseen laskuun. Toiseksi loppulaskussa on esitettävä huomioidut ennakkomaksut jäljitettävästi. Kolmanneksi yritys tarvitsee yksiselitteisen arkistointikäytännön, jotta lasku, liitteet ja muut siihen kuuluvat asiakirjat löytyvät myöhemmin yhdessä.
Helpotukset eivät siis korvaa hallittua prosessia. Ne tekevät siitä kuitenkin helpommin käsiteltävän. Myös muissa laskutusasioissa jäljitettävien asiakirjojen merkitys korostuu – esimerkiksi silloin, kun korjaamolasku tarkastetaan ja liikaa maksettu summa vaaditaan takaisin.
Toimintasuositukset
Rakennusliikkeiden kannattaa tehdä nyt lyhyt käytännön tarkistus:
Tarkista laskupohja: Onko selkeästi määritelty, mihin työselostus liitetään ja miten liite pysyy yhdistettynä laskuun?
Tarkista loppulasku: Onko kaikki ennakkomaksut merkitty täydellisesti ja jäljitettävästi?
Yhtenäistä arkistointi: Löytävätkö toimisto, kirjanpito ja yrityksen johto laskun, liitteen ja ennakkomaksutiedot samasta paikasta?
Testaa ohjelmistoprosessi: Toimiiko sähköisen laskun ja työselostuksen lähettäminen todellisessa työprosessissa?
Merkitse määräpäivä muistiin: Lisää 30. kesäkuuta 2030 tarkistuspäiväksi yrityksen kalenteriin ja prosessidokumentaatioon.
Käytännön lopetus: 15 minuutin laskutarkistus. Ota yrityksestäsi yksi tyypillinen loppulasku. Tarkista, että työselostus on yhdistetty siihen yksiselitteisesti, kaikki ennakkomaksut näkyvät jäljitettävästi ja asiakirjat on arkistoitu yhdessä. Kirjaa sen jälkeen tasan yksi tarvittava prosessiparannus ja nimeä siitä vastuullinen henkilö.
Usein kysytyt kysymykset
Saako työselostuksen liittää sähköiseen laskuun?
Kyllä. Rakennusliikkeitä koskeva helpotus sallii työselostusten liittämisen sähköiseen laskuun.
Saako ennakkomaksut merkitä loppulaskuun?
Kyllä. Toinen helpotus sallii ennakkomaksujen merkitsemisen loppulaskuun.
Mihin asti nämä säännökset ovat voimassa?
Molemmat helpotukset ovat voimassa 30. kesäkuuta 2030 asti. Yritysten kannattaa tarkistaa laskutusprosessinsa uudelleen hyvissä ajoin ennen tätä päivämäärää.