E-faktura i byggeriet: To lempelser frem til 2030

Byggevirksomheder vinder især tid og sikkerhed med e-fakturaen: Ydelsesfortegnelser må vedlægges som bilag, og acontobetalinger må anføres i slutfakturaen. Begge lempelser gælder frem til 30. juni 2030. Dermed kan virksomhederne indtil videre indrette deres faktureringsprocesser tættere på den velkendte praksis på byggepladsen.

To lempelser for byggevirksomheder

Den første regel vedrører ydelsesfortegnelser. Især ved byggeydelser kan de udgøre en væsentlig del af afregningen. Ifølge den midlertidige lempelse må disse fortegnelser vedlægges som bilag til e-fakturaen.

Det aflaster selve fakturadelen. Omfattende oplysninger om ydelserne behøver ikke at blive overført fuldt ud til e-fakturaens kerne, men kan medsendes som bilag. Det er dog fortsat afgørende, at virksomheden sikrer en entydig sammenhæng mellem faktura og ydelsesfortegnelse. Hvorfor en præcis beskrivelse af ydelserne er vigtig, fremgår også af artiklen Sikr fradraget for indgående moms: Beskriv fakturaer konkret.

Den anden lempelse vedrører acontobetalinger. De må anføres i slutfakturaen. Byggevirksomheder kan dermed medtage de acontobetalinger, der er modregnet under opgaven, i den afsluttende afregning.

Begge regler er tidsbegrænsede. De gælder frem til 30. juni 2030. Virksomheder bør ikke behandle denne dato som en uvæsentlig formalitet, men tage højde for den i planlægningen af faktureringsprocesser og software.

Derfor er tidsbegrænsningen vigtig

Lempelserne løser to praktiske opgaver, som jævnligt optræder sammen i byggeriet: omfattende oplysninger om ydelser og afregning fordelt på flere betalingstrin. De giver virksomhederne en periode, hvor de nævnte fremgangsmåder er tilladt.

Denne periode fungerer samtidig som en overgangsfrist. Virksomheder, der tilpasser deres faktureringsprocesser nu, bør derfor dokumentere, hvor de to særregler anvendes. Det skaber gennemsigtighed og gør en senere kontrol lettere.

Det er især nyttigt at skabe en klar sammenhæng mellem ordre, ydelsesfortegnelse, acontobetalinger og slutfaktura. Det hjælper kontoret med at arkivere dokumenterne fuldstændigt og gør det lettere at besvare spørgsmål. Generelle råd om korrekte skattemæssige tilknytninger findes i artiklen Fast driftssted: Det skal virksomheder kontrollere skattemæssigt.

Hvad betyder det for håndværksvirksomheder?

For ejere og økonomiansvarlige betyder reglen først og fremmest mindre pres for straks at omlægge eksisterende afregningsprocesser i byggeriet fuldstændigt. Ydelsesfortegnelser kan fortsat sendes som bilag. Acontobetalinger kan fremgå af slutfakturaen.

Det medfører tre opgaver i virksomheden:

For det første skal faktureringssoftwaren kunne forbinde bilag pålideligt med e-fakturaen. For det andet bør slutfakturaen vise de medregnede acontobetalinger på en gennemskuelig måde. For det tredje har virksomheden brug for en entydig arkivering, så faktura, bilag og tilhørende dokumenter senere kan findes samlet.

Lempelserne erstatter derfor ikke en fastlagt proces. Men de gør den lettere at håndtere. Også ved andre afregningsspørgsmål viser det sig, hvor vigtige gennemskuelige dokumenter er – eksempelvis når en værkstedsregning kontrolleres, og et for højt beløb kræves tilbage.

Anbefalinger til handling

Byggevirksomheder bør nu gennemføre et kort praksistjek:

1. Kontrollér fakturaskabelonen: Er det klart fastlagt, hvor ydelsesfortegnelsen vedhæftes, og hvordan bilaget fortsat knyttes til fakturaen?

2. Gennemgå slutfakturaen: Er alle acontobetalinger anført fuldstændigt og på en gennemskuelig måde?

3. Ensret arkiveringen: Kan kontoret, bogholderiet og ledelsen finde faktura, bilag og oplysninger om acontobetalinger samlet?

4. Test softwareprocessen: Fungerer overførslen af e-fakturaen inklusive ydelsesfortegnelsen i den faktiske arbejdsgang?

5. Notér fristen: Registrér 30. juni 2030 som kontroldato i virksomhedens kalender og procesdokumentation.

Praktisk afslutning: Fakturatjek på 15 minutter. Tag en typisk slutfaktura fra virksomheden. Kontrollér, om ydelsesfortegnelsen er entydigt tilknyttet, alle acontobetalinger fremgår tydeligt, og dokumenterne er arkiveret samlet. Notér derefter præcis én nødvendig procesforbedring, og udpeg en ansvarlig person.

FAQ

Må en ydelsesfortegnelse vedhæftes e-fakturaen?

Ja. For byggevirksomheder gælder den lempelse, at ydelsesfortegnelser må vedlægges som bilag til e-fakturaen.

Må acontobetalinger anføres i slutfakturaen?

Ja. Den anden lempelse tillader, at acontobetalinger anføres i slutfakturaen.

Hvor længe gælder disse regler?

Begge lempelser gælder frem til 30. juni 2030. Virksomheder bør gennemgå deres faktureringsprocesser igen i god tid inden denne dato.