Konkurssihakemus: ensimmäiset 72 tuntia

Konkurssihakemuksen jälkeen tärkeintä ovat aika ja varmuus: Ensimmäiset 72 tuntia kannattaa käyttää kaikkien asiakirjojen kokoamiseen, avoimien maksujen tarkistamiseen ennen niiden suorittamista sekä järjestelmälliseen tiedottamiseen kaikille keskeisille yhteyshenkilöille. Koska väliaikainen pesänhoitaja saattaa ottaa yhteyttä jo hakemuksen jättöpäivänä, yrityksen on pystyttävä antamaan tietoja ja toimimaan lyhyellä varoitusajalla.

Ensimmäiset kolme päivää vaikuttavat menettelyn myöhempään kulkuun

Hakemuksen jättämisestä ei ala tavanomainen hallinnollinen vaihe. Jo ensimmäisten tuntien aikana voidaan tarvita tietoja, jotka ovat hajallaan eri kansioissa, ohjelmistoissa tai henkilöillä. Yrityksen on siksi muodostettava tilanteesta luotettava kokonaiskuva.

Keskeisiä tehtäviä on kolme:

1. tarvittavien asiakirjojen etsiminen ja järjestäminen,

2. tulevien maksujen sallittavuuden tarkistaminen,

3. tarvittavien tietojen välittäminen hallitusti.

Tehtävät liittyvät suoraan toisiinsa. Ilman ajantasaisia asiakirjoja maksua ei välttämättä voida arvioida luotettavasti. Ilman selkeitä vastuita vaarana on samalla, että eri henkilöt antavat ristiriitaisia tietoja tai toimivat omin päin.

Huolellinen dokumentointi ei siis ole tärkeää vain konkurssimenettelyssä. Se kuuluu yleisesti kestävään taloushallintoon. Tämä näkyy myös verotukseen liittyvissä kysymyksissä, esimerkiksi kun yritys varmistaa arvonlisäveron vähennysoikeuden täsmällisillä laskutiedoilla tai selvittää, milloin osakeyhtiön toimitusjohtaja vastaa yhtiön veroveloista.

Asiakirjat nopeasti saataville

Väliaikainen pesänhoitaja voi ottaa yhteyttä hyvin nopeasti. Siksi on heti määritettävä, kuka kokoaa asiakirjat, kuka vastaa kysymyksiin ja kuka dokumentoi yhteydenpidon.

Aluksi ei ole tarkoitus lähettää mahdollisimman paljon tiedostoja tarkistamatta niitä. Ratkaisevaa on, että kokonaisuus on koottu selkeästi ja jäljitettävästi. Hyödyllinen apuväline on keskitetty luettelo, johon merkitään asiakirja, sen tallennuspaikka, vastuuhenkilö ja käsittelyn tila.

Tietojen laatu vaatii erityistä huomiota. Ristiriitaiset versiot, epäselvät tiedostonimet tai puuttuvat tositteet vievät arvokasta aikaa muutenkin kireässä tilanteessa. Samanlaisia ongelmia syntyy myös konkurssimenettelyn ulkopuolella, esimerkiksi silloin, kun kiinteän toimipaikan verokohtelu on arvioitava oikein.

Maksuja ei pidä suorittaa tarkistamatta

Hakemuksen jättämisen jälkeen on heti selvitettävä, mitkä maksut ovat edelleen sallittuja. Yleisluontoiset ratkaisut ovat tässä tilanteessa riskialttiita. Kaikkia maksuja ei pidä antaa jatkua automaattisesti, mutta niitä ei myöskään pidä pysäyttää omin päin selvittämättä ensin seurauksia ja sallittavuutta.

Yrityksen kannattaa siksi laatia ajantasainen luettelo kaikista tulevista maksuista. Mukaan on otettava myös jo valmistellut tai automatisoidut maksut. Jokaisesta maksusta on kirjattava summa, saaja, käyttötarkoitus, eräpäivä ja nykyinen tila. Sen jälkeen on selvitettävä, miten kyseisen maksun kanssa saa toimia.

Tarkistus suojaa paitsi maksuvalmiutta myös vastuuhenkilöitä vältettävissä olevilta virheratkaisuilta. Yhtä tärkeää on määräaikojen järjestelmällinen hallinta, jota tarvitaan myös silloin, kun veroilmoitus on jätetty myöhässä.

Mitä tämä tarkoittaa käsityöalan yrittäjille?

Käsityöalan yrityksissä toimiston, verstaiden ja työmaiden yhteistyön on toimittava saumattomasti. Tilauksista, palkoista, asiakasmaksuista ja keskeneräisistä töistä voivat vastata eri henkilöt. Konkurssihakemuksen jälkeen yritys tarvitsee siksi yhden selkeän sisäisen toimintalinjan.

Johdon on nimettävä keskitetty koordinaattori. Työntekijöiden on tiedettävä, kenelle ulkopuoliset tiedustelut ohjataan ja mitä päätöksiä he eivät enää saa tehdä itsenäisesti. Samalla on kirjattava, mille asiakkaille, toimittajille tai muille osapuolille on tiedotettava. Jokaisen viestin sisältö, ajankohta ja lähettäjä on sovittava etukäteen.

Koordinoimaton viestintä lisää epävarmuutta. Lyhyt, asiallinen ja dokumentoitu tiedote on siksi hyödyllisempi kuin spontaanit selitysyritykset.

Toimintaohjeet: 72 tunnin tarkistuslista

Ensimmäisten tuntien aikana:

• nimeä keskitetty yhteyshenkilö ja hänen sijaisensa,

• dokumentoi väliaikaisen pesänhoitajan yhteydenotto,

• turvaa asiakirjat ja käyttöoikeudet,

• kirjaa tulevat maksut ja merkitse ne odottamaan selvitystä.

Ensimmäisenä ja toisena päivänä:

• kokoa pyydetyt asiakirjat järjestelmällisesti,

• merkitse epäselvyydet ja puuttuvat asiakirjat avoimesti,

• sisällytä automatisoidut maksut tarkistukseen,

• laadi luettelo henkilöistä ja yrityksistä, joille on tiedotettava.

72 tunnin loppuun mennessä:

• kokoa avoimet pyynnöt ja lisäkysymykset,

• kirjaa päätökset sekä niiden vastuuhenkilöt ja ajankohdat,

• määritä työntekijöille sitovat tiedonkulun käytännöt,

• järjestä seuraavat tehtävät kiireellisyyden ja vastuiden mukaan.

Usein kysyttyä

Miksi ensimmäiset 72 tuntia konkurssihakemuksen jälkeen ovat niin tärkeitä?

Tänä aikana voidaan jo pyytää olennaisia asiakirjoja, tarkistaa maksuja ja tiedottaa tärkeille yhteyshenkilöille. Järjestelmällinen aloitus luo perustan menettelyn myöhemmälle kululle.

Mitä asiakirjoja käsityöalan yritysten tulisi pitää saatavilla?

Saatavilla on pidettävä asiakirjat, joita tarvitaan nopean yleiskuvan saamiseksi yrityksestä ja sen taloudellisesta tilanteesta. Vaadittavat asiakirjat on sovittava suoraan asianomaisten tahojen kanssa ja dokumentoitava sen jälkeen kattavasti.

Saako konkurssihakemuksen jättämisen jälkeen vielä suorittaa maksuja?

Tähän ei ole yleispätevää vastausta. Tulevat maksut on kirjattava yksitellen ja niiden sallittavuus tarkistettava ennen niiden suorittamista tai pysäyttämistä.