Zeiterfassungs-Apps: 8 Tools fürs Handwerk

Auf einen Blick:

• Relevant für: deutsche Handwerksbetriebe mit Beschäftigten, die Arbeitszeiten noch auf Papier oder in mehreren Systemen erfassen

• Lesezeit: 5 Minuten

• Ergebnis: eine fertige Prüfkarte für die Vorauswahl einer Zeiterfassungs-App

Eine Zeiterfassungs-App spart Zeit und erhöht die Sicherheit nur dann, wenn die Mannschaft sie im Alltag tatsächlich benutzt. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) von 2022 müssen deutsche Betriebe Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen. Auf eine neue gesetzliche Regelung zu warten, löst das Thema daher nicht.

Die Pflicht ist nur der Ausgangspunkt

Die Arbeitszeiten müssen erfasst werden. Daraus folgt aber noch nicht, welches Werkzeug zu einem Betrieb passt. Ein Solo-Unternehmer mit einer Bürokraft arbeitet anders als ein Sanitär-, Heizungs- und Klimabetrieb mit mehreren Teams auf wechselnden Baustellen.

Digitale Angebote wie Clockodo, TimeTac oder das browserbasierte Quoska versprechen Lösungen für unterschiedliche Betriebsgrößen und Budgets. Der Marktvergleich der Deutschen Handwerks Zeitung stellt insgesamt acht Tools in den Mittelpunkt. Die Zusammenfassung nennt jedoch weder alle acht Produkte noch konkrete Preise. Eine belastbare Rangliste lässt sich daraus nicht ableiten.

Für die Vorauswahl zählt deshalb der eigene Arbeitsablauf stärker als die Länge einer Anbieterliste. Eine ausführlichere Grundlage bietet Zeiterfassung im Handwerk: Was Technik leisten muss.

Eine App muss zum Arbeitstag passen

Im Malerbetrieb beginnt der Arbeitstag möglicherweise am Betriebshof, führt über zwei Baustellen und endet mit dem Abladen. Im Kundendienst startet ein Monteur direkt beim ersten Kunden. Eine Lösung muss solche Wege abbilden können, ohne dass Beschäftigte abends aus dem Gedächtnis nachtragen.

Dabei geht es nicht nur um eine digitale Stempeluhr. Der Betrieb sollte vor der Auswahl festlegen, wer Zeiten erfasst, wo das geschieht und wer fehlerhafte Einträge korrigieren darf.

Eine einfache, konsequent genutzte Lösung ist wertvoller als ein umfangreiches System, das auf der Baustelle liegen bleibt. Wer mobile Werkzeuge grundsätzlich prüft, findet zusätzliche Kriterien unter Handwerker-App: Was auf der Baustelle wirklich taugt.

Funktionen und Kosten gemeinsam betrachten

Die genannten Anbieter unterscheiden sich laut Quellmeldung bei Funktionen und Kosten. Welche Ausstattung nötig ist, hängt von der Größe und Organisation des Betriebs ab.

Ein kleiner Betrieb braucht zunächst einen klaren Weg für Beginn, Ende und Dauer des Arbeitstags. Mit mehreren Teams werden gemeinsame Regeln, Zuständigkeiten und ein verlässlicher Überblick wichtiger. Zusätzliche Funktionen lohnen sich erst, wenn sie einen konkreten Arbeitsgang vereinfachen.

Das gilt auch für den Preis. Eine günstige Anwendung wird teuer, wenn das Büro fehlende Angaben regelmäßig nachfordern muss. Ein umfangreicheres Paket rechnet sich umgekehrt nicht automatisch, wenn der Betrieb seine Möglichkeiten kaum nutzt.

Wer den Bedarf über die Zeiterfassung hinaus betrachtet, kann die Auswahl mit Handwerkersoftware auswählen: Was wirklich zählt vorbereiten. Für sehr kleine Teams hilft außerdem die Einordnung Handwerkersoftware für Kleinbetriebe: Das reicht.

Was bedeutet das für Handwerksunternehmer?

Die Erfassungspflicht lässt sich nicht durch weiteres Abwarten erledigen. Trotzdem sollte kein Betrieb vorschnell das erste beworbene Werkzeug bestellen.

Zuerst kommt der Ablauf, dann das Produkt. Wer heute Stundenzettel nutzt, sollte den gesamten Weg verfolgen: Wo trägt der Geselle seine Zeit ein? Wann erreicht der Zettel das Büro? Wer prüft ihn? Wo entstehen Rückfragen oder Übertragungsfehler?

Diese Stellen bestimmen die Anforderungen an die Software. Beim Dachdecker mit wechselnden Baustellen kann eine mobile Erfassung im Vordergrund stehen. Für einen Werkstattbetrieb ist möglicherweise ein zentral erreichbares System wichtiger. Das browserbasierte Quoska zeigt beispielhaft, dass sich Angebote auch technisch unterscheiden.

Eine Anbieterpräsentation ersetzt diesen Abgleich nicht. Sie zeigt, was das Produkt kann. Der Betrieb muss prüfen, ob diese Funktionen seinen tatsächlichen Arbeitstag vereinfachen.

Handlungsempfehlungen

Nutzen Sie für die erste Auswahl diese fertige Prüfkarte:

• Wir haben festgelegt, wer Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfasst.

• Die Erfassung passt zu Baustelle, Werkstatt und Büro.

• Beschäftigte können das Werkzeug ohne lange Erklärung bedienen.

• Korrekturen haben eine klare Zuständigkeit.

• Wir vergleichen nur Funktionen, die einen benannten Arbeitsgang verbessern.

• Kosten und Leistungsumfang werden für unsere Betriebsgröße geprüft.

• Der Test erfolgt mit einem echten Arbeitstag statt mit einem Musterfall.

Eine Lösung kommt nur in die engere Wahl, wenn sie diese sieben Punkte im Betriebsalltag erfüllt.

Häufige Fragen

Ist Zeiterfassung im Handwerk Pflicht?

Ja. Nach dem BAG-Urteil von 2022 müssen deutsche Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen. Dafür braucht es keine neue gesetzliche Regelung.

Welche Zeiterfassungs-App eignet sich für Handwerksbetriebe?

Das hängt von Betriebsgröße, Einsatzort und Arbeitsablauf ab. Eine passende Lösung muss für Beschäftigte einfach erreichbar sein und die im Betrieb benötigten Funktionen abdecken.

Was kosten Zeiterfassungs-Apps fürs Handwerk?

Die Anbieter arbeiten mit unterschiedlichen Preisen und Leistungsumfängen. Konkrete Beträge lassen sich aus der Quellmeldung nicht belastbar wiedergeben und sollten direkt beim jeweiligen Anbieter geprüft werden.