Digitaalinen tuotepassi: Mitä käsityöyritysten on toimitettava
Digitaalinen tuotepassi edellyttää tietoja alkuperästä, hiilijalanjäljestä ja kierrätettävyydestä – myös pieniltä alihankkijoilta.
Digitaalinen tuotepassi lisää käsityöyritysten työmäärää, mutta voi samalla parantaa oman tuotedokumentaation luotettavuutta. Tulevaisuudessa pientenkin alihankkijoiden on määrä toimittaa tietoja tuotteidensa alkuperästä, hiilijalanjäljestä ja kierrätettävyydestä. Siksi tarvittavia tietoja ei kannata ryhtyä etsimään vasta pyydettäessä. Niiden kerääminen on syytä sisällyttää ajoissa hankintaan, valmistukseen ja tilausten käsittelyyn.
Faktat ja analyysi
Digitaalinen tuotepassi perustuu EU:n vaatimukseen. Sen ydin on tuotetta koskevien tietojen jäsennelty kokonaisuus. Käytettävissä olevan yhteenvedon mukaan siihen kuuluu erityisesti kolme osa-aluetta: alkuperä, hiilijalanjälki ja kierrätettävyys.
Käsityöyritysten kannalta olennaista on, etteivät vaatimukset koske vain suuria valmistajia. Myös pieni yritys voi toimia alihankkijana osana toimitusketjua ja joutua osallistumaan tuotetietojen toimittamiseen. Dokumentoinnista tulee siten tehtävä, joka koskettaa yrityksen useita toimintoja.
Ostettujen materiaalien tietojen laatu riippuu siitä, mitä tietoja toimittajat antavat. Itse valmistettujen tuotteiden kohdalla yrityksen on selvitettävä, mitä hankinnasta, työnsuunnittelusta tai valmistuksesta saatavia tietoja voidaan yhdistää. Tuotepassissa on siten kyse myös toimivista rajapinnoista: tietojen on oltava täydellisiä, löydettävissä ja yhdistetty oikeaan tuotteeseen.
Samankaltaisia organisatorisia vaatimuksia syntyy muistakin eurooppalaisista säädöksistä. Aiheeseen liittyvän yleiskuvan tarjoaa artikkeli EU:n pakkausasetuksesta ja sen vaikutuksista käsityöaloihin. Molemmissa tapauksissa uudet tiedonantovelvoitteet kannattaa liittää nykyisiin prosesseihin sen sijaan, että niitä käsiteltäisiin erillisinä tehtävinä.
Lisätyö on todellista. Samalla siinä piilee mahdollisuus: järjestelmällisesti ylläpidettyjen tuotetietojen avulla asiakkaiden ja liikekumppaneiden kysymyksiin voi vastata nopeammin. Myös yrityksen sisällä syntyy parempi käsitys materiaalien alkuperästä ja siitä, mitä tietoja vielä puuttuu. Tämä läpinäkyvyys ei korvaa ammatillista tai oikeudellista tarkastusta, mutta tarjoaa paremman pohjan työskentelylle.
Mitä tämä merkitsee käsityöyrityksen omistajalle?
Yrityksen omistajan on ensin selvitettävä, missä kohdissa yritys tuottaa, vastaanottaa tai välittää tuotetietoja. Erityisen tärkeä on yrityksen rooli alihankkijana. Jos yritys toimittaa rakenneosia, komponentteja tai muita tuotteita yritysasiakkaille, sen kannattaa varautua siihen, että asiakkaat pyytävät tietoja omia tuotepassejaan varten.
Tehtävää ei pidä jättää yksin yritysjohdon vastuulle. Hankinnalla, työnsuunnittelulla, valmistuksella ja hallinnolla voi kullakin olla hallussaan osa tiedoista. Ilman selkeää vastuunjakoa seurauksena voi olla lisäkysymyksiä, päällekkäistä työtä ja keskenään ristiriitaisia tietoja.
Tietojen laatu on tärkeämpää kuin mahdollisimman suuren tietomäärän kerääminen. Yrityksen kannattaa tallentaa vain tietoja, joiden alkuperä voidaan jäljittää sisäisesti. Sama periaate tunnetaan muistakin dokumentointiprosesseista, kuten palkkaverotietojen luotettavasta järjestämisestä tai arvonlisäveron erityistarkastukseen valmistautumisesta.
Myös käytössä olevat ohjelmistot on syytä tarkastella. Uutta järjestelmää ei välttämättä tarvita heti. Ratkaisevaa on, pystyvätkö nykyiset ratkaisut tallentamaan ja välittämään tuotetiedot yksiselitteisesti. Tietojen siirtäminen taulukoiden, sähköpostien ja tilausasiakirjojen välillä lisää ylläpitotyötä. Kun yritys myöhemmin valitsee ohjelmistoja tai täydentää rajapintoja, sen kannattaa siksi tuntea tiedon todellinen kulku yrityksessä.
Toimenpidesuositukset
Aloita rajatulla käytännön tarkastuksella:
Valitse tuotteet: Aloita tyypillisestä tuoteryhmästä tai usein toimitettavasta rakenneosasta.
Tarkista nykyiset tiedot: Etsi saatavilla olevat tiedot alkuperästä, hiilijalanjäljestä ja kierrätettävyydestä.
Merkitse puutteet: Kirjaa, mitä tietoja puuttuu ja keneltä ne voidaan hankkia.
Määritä vastuut: Päätä, kuka pyytää tiedot toimittajilta, ylläpitää sisäisiä tietoja ja vastaa tiedusteluihin.
Yhtenäistä tallennuspaikka: Varmista, että tiedot voidaan yhdistää yksiselitteisesti tiettyyn tuotteeseen ja löytää myöhemmin.
Testaa prosessia tämän jälkeen todellisella toimeksiannolla. Kirjaa puuttuvien tietojen lisäksi myös turhat hakuvaiheet ja päällekkäinen tietojen syöttäminen. Näin syntyy lyhyt työohje, jota voidaan myöhemmin soveltaa muihin tuoteryhmiin. Luotettavan kohdistamisen merkitys näkyy myös verotukseen liittyvissä dokumentointiprosesseissa, esimerkiksi arvonlisäveron takautuvassa vähentämisessä.
Tämän artikkelin lähtökohtana on Deutsche Handwerks Zeitungin raportointi digitaalisesta tuotepassista.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä tietoja käsityöyritysten on toimitettava digitaalista tuotepassia varten?
Olennaisia ovat erityisesti tuotteiden alkuperää, hiilijalanjälkeä ja kierrätettävyyttä koskevat tiedot.
Koskeeko digitaalinen tuotepassi myös pieniä alihankkijoita?
Kyllä. Myös pienten alihankkijoiden on varauduttava toimittamaan vaaditut tuotetiedot.
Miten yrityksen kannattaa aloittaa valmistautuminen?
Yrityksen kannattaa selvittää, mitä tietoja sillä jo on, määrittää vastuut ja kerätä puuttuvat tiedot järjestelmällisesti toimittajilta tai omasta dokumentaatiostaan.